Vous êtes-vous déjà retrouvé en train de souhaiter qu’un membre du personnel supplémentaire s’occupe des workflows fastidieux de planification d’événements ? Essayez de vous tourner vers la technologie à la place. En gardant votre liste de courriels à jour avec les derniers participants, en traitant les demandes des participants, la technologie peut vous aider.

Voici 5 outils pour rendre votre planification d’événement plus rapide et plus facile. En éliminant certains de vos processus les plus manuels, vous serez libéré pour vous concentrer sur votre stratégie de croissance d’événements.

 

  • Commencez par éliminer la saisie manuelle des données avec un outil comme Zapier. Zapier est une application freemium personnalisable. Il automatise les tâches fastidieuses entre plus de 500 applications comme Weezevent, Eventbrite, Google Sheets, HubSpot et Infusionsoft. Un « Zap » est une connexion entre des applications qui automatisent une tâche. Par exemple, vous pouvez utiliser un Zap pour ajouter tous les nouveaux participants à votre liste de marketing par e-mail, à votre CRM et à une feuille Google. Un autre Zap peut marquer les contacts dans votre CRM lorsqu’ils s’enregistrent lors d’événements.
  • Ensuite, une excellente carte peut aider à réduire considérablement les demandes de renseignements des participants confus. Libérez votre personnel de la nécessité de répondre aux courriels ou aux appels en créant une Google Map personnalisée pour votre événement. Une carte précise assure que les participants arrivent à votre porte. Ceci est particulièrement important si votre événement a de nombreuses entrées, ou nécessite un enlèvement de badge à un endroit différent.
  • Utilisez-vous un outil de marketing par e-mail tel qu Mailchimp , Emma ou Vertical Response ? Si c’est le cas, il est probable qu’il propose des extensions gratuites aux applications que vous utilisez déjà, telles que votre base de données ou votre plate-forme de sondage. Cela vous permet d’éliminer les téléchargements de données fastidieux qui prenaient des heures. Par exemple, vous pouvez les synchroniser avec votre billetterie telle pour ajouter automatiquement vos derniers participants à une liste de diffusion. Cela facilite l’envoi d’invitations et de mises à jour personnalisées, sans téléchargement de liste. Vous pouvez également ajouter un bouton « Acheter un ticket » ou « Enregistrer » dans l’e-mail, en redirigeant les acheteurs directement sur votre page de billetterie.
  • L’automatisation du courrier électronique ne se limite pas à votre marketing, elle s’étend également à votre boîte de réception personnelle. Yesware est un add-on d’email qui surveille si les gens ouvrent et répondent à vos email. Cela devient particulièrement utile lorsque vous envoyez des centaines de rapports à des sponsors, fournisseurs, conférenciers ou participants potentiels. Une boîte de réception électronique intelligente vous aidera à identifier ceux qui interagissent avec vos courriels, de sorte que vous puissiez prioriser le suivi en conséquence.
  • Et enfin, le jour de l’événement, rien ne vaut un badge personnalisé avec le planning de l’événement au dos. Le participant l’aura en permanence sur lui, en plus de pouvoir mettre en avant vos sponsors et de faciliter l’identification, vous pourrez afficher les informations clefs de votre événement. Pour plus de simplicité dans la personnalisation et la commande de vos badges, utilisez un outil tel que Pygmento qui est capable de se synchroniser avec votre plate-forme de billetterie. Distribuez des badges encore plus personnalisés aux VIP ou au Partenaires pour vous assurer qu’ils ont toutes les informations dont ils ont besoin.